Assistant (e) Administratif (ve )

Fondée en 2003, Rapha International est une organisation non gouvernementale (ONG) internationale qui met en œuvre des programmes pluridisciplinaires de prévention et de prise en charge sur quatre sites internationaux. Sa mission est de lutter contre les violations des droits humains, en particulier la traite des personnes, l’exploitation sexuelle des enfants et la violence basée sur le genre. Rapha s’attache à renforcer la résilience des communautés et à fournir une assistance directe de haute qualité aux populations à risque, ainsi qu’aux victimes de violence basée sur le genre en combinant des interventions adaptées aux besoins locaux, des services centrés sur les victimes et conformes aux standards internationaux. Résumé du poste Rapha International recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour assurer l’appui, le suivi et la coordination des activités administratives quotidiennes de l’organisation. La personne titulaire du poste devra faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de rigueur, de discrétion et de professionnalisme, ainsi que de bonnes aptitudes en communication et en gestion des priorités. Elle devra être capable de gérer plusieurs dossiers et demandes simultanément, d’assurer un suivi efficace des tâches qui lui sont confiées et de travailler en collaboration avec les différents départements et intervenants de l’organisation. Fonctions ● Formuler et rédiger des courriers, notes et autres documents administratifs à l’intention des fournisseurs et des différents partenaires. ● Effectuer le suivi des courriers et tenir à jour le registre des courriers reçus et envoyés. ● Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents administratifs, physiques et électroniques, dans le respect des procédures de l’organisation en temps réel. ● Apporter un appui logistique à l’organisation des séminaires, ateliers de formation, réunions, distributions et autres activités de l’organisation. ● Planifier et coordonner les réunions, rendez-vous et événements internes et externes. ● Préparer les ordres du jour, prendre les notes et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux des réunions, selon les besoins. ● Réceptionner, enregistrer et acheminer aux destinataires les différents documents, courriers, colis et livraisons reçus. ● Répondre aux appels téléphoniques et les diriger vers les personnes ou services concernés. ● Planifier et assurer le suivi des déplacements et missions des membres du personnel, conformément aux procédures de l’organisation. ● Rédiger et envoyer des courriers électroniques aux équipes et aux différents services, au nom des cadres ou selon les instructions reçues. ● Assurer la commande, la réception, le rangement et l’inventaire des fournitures de bureau et autres matériels administratifs. ● Prévoir l’achat des produits d’entretien ménager d’usage courant sur une base trimestrielle et soumettre un plan d’achat au Département des Opérations. ● Accueillir et orienter les nouveaux employés et apporter un appui administratif au processus d’intégration. ● Appuyer les processus de recrutement, d’entretien, de sélection et d’intégration des nouveaux employés, selon les procédures établies par l’organisation. ● Appuyer la mise en œuvre et le suivi administratif des politiques et procédures de gestion des Ressources Humaines établies par l’organisation. ● Assurer, sous la supervision du responsable des Opérations, le suivi administratif des avantages sociaux du personnel et des échéances associées. ● Contribuer au suivi administratif des dossiers du personnel, dans le respect de la confidentialité et des politiques internes. ● Appuyer, selon les besoins et sous la supervision du responsable des Opérations, la gestion des situations nécessitant une médiation ou un suivi disciplinaire, conformément aux politiques de l’organisation et à la législation en vigueur. ● Superviser les agents de nettoyage et assurer le suivi des fournisseurs de services d’entretien et de réparation des équipements et installations. ● Vérifier la qualité, la quantité et la conformité des livraisons par rapport aux demandes, réquisitions, bons de commande ou documents applicables. ● Contacter les fournisseurs et prestataires de services afin d’assurer le suivi des commandes, livraisons, réparations et autres demandes administratives. ● Assurer le suivi des défaillances ou retards dans les services et signaler les problèmes récurrents au superviseur. ● Collaborer avec les fournisseurs et sous-traitants afin de s’assurer du respect des niveaux de service convenus. ● Tenir à jour, en collaboration avec le/la Procurement Assistant & Logistics, le registre administratif des fournisseurs et assurer le suivi documentaire des proformas, contrats, commandes et autres documents connexes. ● Préparer, selon les procédures de l’organisation, les contrats de services et assurer le suivi de leurs échéances et renouvellements. ● Assurer le suivi administratif des paiements des services et contrats, en coordination avec le Département des Finances, afin de contribuer au respect des échéances. ● Assurer le suivi des comptes liés à l’électricité, l’eau, le gaz, l’internet et autres services récurrents, en coordination avec les départements concernés. ● Participer à la mise à jour et au classement des documents administratifs requis par les autorités compétentes, notamment les quitus, assurances, licences et autres documents officiels, selon les besoins. ● Assurer le suivi des échéances des contrats, assurances, services, documents administratifs et autres engagements relevant de son périmètre de responsabilité. ● Respecter les règles de confidentialité, les politiques internes, les procédures administratives et les exigences de protection de l’enfance ; PEAS de l’organisation. ● Assurer la vérification régulière de l’état général des espaces de travail et veiller à leur propreté, leur ordre et leur conformité aux standards établis, afin de contribuer à un environnement de travail propre, fonctionnel et confortable. ● Effectuer chaque semaine la vérification des logbook des véhicules et s’assurer que les fiches de déplacement du personnel sont correctement remplies et à jour. ● Assurer le suivi administratif des demandes et formulaires de congé du personnel (congé annuel, congé maladie et autres types de congés), conformément aux procédures établies. ● Effectuer le suivi de la présence du personnel, notamment en vérifiant le respect des horaires de travail et la régularité de l’enregistrement des heures d’arrivée et de départ, et signaler toute situation nécessitant un suivi auprès du/ de la superviseur(se). ● Assurer le suivi des retards et des absences signalés, documenter les situations pertinentes et transmettre les informations au/à la superviseur(se) pour les suites appropriées. ● Tenir à jour le tableau de suivi des déplacements du personnel et veiller à ce que les informations y figurant soient régulièrement actualisées. ● Contribuer au maintien de l’image professionnelle de l’institution en veillant, dans le cadre de ses responsabilités administratives et conformément aux politiques internes, au respect des standards établis en matière de présentation professionnelle, de comportement au travail et de tenue des espaces de travail, et signaler toute situation nécessitant l’attention du/de la superviseur(se). ● Exécuter toutes autres tâches connexes sollicitées par le/la superviseur(se). Conditions particulières Le/la titulaire du poste devra faire preuve d’une grande discrétion dans le traitement des informations et dossiers confidentiels auxquels il/elle aura accès. Il/elle devra être disponible, flexible et capable de s’adapter aux besoins de l’organisation, notamment lors de périodes d’activités intenses, de réunions, d’événements ou de missions. Une capacité à travailler avec différents départements, fournisseurs, partenaires et autres intervenants, dans le respect des procédures internes, des principes de confidentialité, de protection de l’enfance et de PEAS, est exigée. Le poste peut également nécessiter une disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels de travail, selon les besoins opérationnels de l’organisation. Conditions de travail Le/la titulaire du poste travaillera principalement dans les bureaux de Rapha International à Port-au-Prince, dans un environnement professionnel, dynamique et multidisciplinaire. Le poste est à temps plein, selon l’horaire de travail établi par l’organisation, soit 35 heures par semaine, de 8h30 à 16h00, avec les pauses prévues conformément aux dispositions internes. Dans le cadre de ses fonctions, le/la titulaire pourra être amené(e) à effectuer des déplacements ponctuels pour les besoins de l’organisation, notamment pour des réunions, achats, suivis auprès de fournisseurs, activités ou missions. Les conditions de travail sont régies par les politiques et procédures internes de Rapha International ainsi que par la législation haïtienne applicable. Dossier de candidature doit avoir : Lettre de motivation. Curriculum Vitae. Copies des diplômes et certificats. Copie de la CIN ou du passeport. Casier judiciaire récent délivré par la DCPJ. Trois (3) références professionnelles (Personne morale un atout). Remarque contact Veuillez ajouter "Poste d’Assistant(e) Administratif(ve)" à l'objet du courriel pour que votre candidature soit prise en compte. Autres remarques Rapha International s’engage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Les candidats doivent être prêts à se soumettre à un processus approprié de contrôle et de vérification en matière de protection de l’enfance, conformément aux exigences du poste, pouvant notamment inclure des vérifications auprès des références et/ou anciens employeurs ainsi qu’une vérification du casier judiciaire. Rapha International applique une politique de recrutement fondée sur les compétences, l’expérience et les exigences du poste. Seuls les candidats présélectionnés seront avisés.

Diplôme universitaire en Administration, Gestion, Ressources Humaines ou dans une discipline pertinente. Minimum de 2 à 4 ans d’expérience professionnelle pertinente, idéalement dans une ONG ou une organisation internationale, dans le domaine de l’administration, des opérations ou de la gestion. Expérience en gestion administrative, coordination logistique, gestion de fournisseurs et suivi de services. Une expérience en appui à la gestion des Ressources Humaines constitue un atout. Expérience dans le suivi de plusieurs dossiers et dans la coordination avec différents départements et prestataires. Capacité démontrée à respecter les échéances et à travailler avec rigueur sous pression. Capacité à travailler de manière efficace et collaborative au sein d’une équipe multidisciplinaire. Bonnes capacités interpersonnelles, culturelles et diplomatiques. Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) requise. Excellente maîtrise de Word, PowerPoint et Excel, notamment pour la création et la gestion de tableaux et de graphiques. Français et créole : parlé, lu et écrit. Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples et dans un environnement dynamique. Une expérience d’au moins 2 ans dans un poste d’assistant(e) administratif(ve), d’agent(e) administratif(ve) ou dans un poste connexe est requise. Compétences et connaissances. Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit. Bonne maîtrise du créole haïtien, à l’oral comme à l’écrit. Bonne connaissance de l’anglais, considérée comme un atout. Bonne connaissance des principes de base du droit du travail et de la législation applicable en Haïti. Très bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint. Bonne maîtrise d’Excel, notamment pour la gestion de tableaux, le suivi des données et la production de rapports et graphiques simples. Excellent sens de l’organisation, de la planification et du suivi. Rigueur, discrétion, sens des responsabilités et excellent jugement professionnel. Excellentes aptitudes en communication et capacité à travailler efficacement en équipe. Capacité à gérer plusieurs dossiers, priorités et demandes simultanément. Capacité à respecter les délais et à assurer un suivi rigoureux des tâches. Capacité à évoluer efficacement dans un environnement dynamique et à rythme soutenu. Bonnes aptitudes interpersonnelles, culturelles et diplomatiques. Bonne compréhension de l’environnement culturel et social haïtien. Capacité à travailler efficacement avec un large éventail d’interlocuteurs. Disponibilité, flexibilité et sens de l’initiative.