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M/
MSPP / Unite de Gestion du Projet PEPFAR
26-BJJ-1379

Comptable

full_time

L’Unité de Gestion des Projets (UGP) a été créée en 2005 pour gérer les subventions ou dons de bailleurs internationaux de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, l’UGP travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs. Dans le contexte spécifique de la gestion fiduciaire, l’UGP fait appel à des professionnels tant nationaux qu’internationaux pour la conduite des diverses activités de mise en œuvre des projets. Fonctions Sous l’autorité du Chef Comptable, le Comptable est le cogestionnaire des données administratives gérées par l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs à la Comptabilité. À ce titre, Il/Elle - Participe à l’accomplissement des activités comptables des projets dont l’UGP est fiduciaire, - S’assure du traitement efficace et efficient des opérations des projets et de leur enregistrement dans le système Sage-Accpac suivant les procédures en vigueur et les normes comptables généralement reconnues, - S’assure que les informations comptables nécessaires à la production des rapports requis par les bailleurs soient disponibles dans le délais requis, Les responsabilités de ce poste incluent présentement les activités relatives, mais ne sont pas limitées à ceux-ci, aux projets : Malaria, VIH, COVID et autres financés par CDC incluant les fonds PEPFAR et autres financements pour lesquels l’Unité de Gestion de Projet (UGP/MSPP) est le Fiduciaire. Le Comptable interagit avec les autres membres de l’équipe fiduciaire et partage la responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités concernées du MSPP. Responsabilités particulières Sous l’autorité immédiate du Chef comptable et en collaboration avec le département des Finances et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP/MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP/MSPP et les différentes composantes de l’UGP/MSPP il/elle assume les responsabilités suivantes : A. Gestion des activités financières et comptables - De la gestion des comptes fournisseurs : Il est responsable de : 1. Créer les fournisseurs dans le système comptable 2. Enregistrer les factures et payer les factures dans le système comptable 3. Payer et liquider les avances de voyage 4. Enregistrer les notes de crédit 5. Enregistrer et payer les factures du PER des employés 6. Enregistrer et payer toutes les factures récurrentes et les factures d’engagement 7. Vérifier les batchs importables reçus des Contrôleurs Financiers et liquider les avances des sites sur le système comptable - De la gestion des comptes à recevoir : Il est responsable de : 1. Enregistrer les fonds reçus des bailleurs 2. Enregistrer les retours sur les avances de voyages 3. Enregistrer tous les retours éventuels sur toutes autres avances de fonds accordés par l’UGP a des tiers. B. Autres Responsabilités S’assurer de vérifier que le nouveau taux moyen en vigueur pour le mois en cours est enregistré sur le système comptable. 1. S’assurer que les données correctes soient saisies dans le système comptable, c’est-à-dire, utiliser les bons comptes, le bon taux de change, les bons codes de projets ; 2. Faire approuver les corrections à réaliser sur les batchs ; 3. Procéder à la modification des écritures comptables sur demande du responsable de la comptabilité ; 4. Participer à l’enregistrement des budgets sur le système comptable ; 5. Participation aux paiements des retenus à la source (IRI, CAS, CFGDCT, ONA.). Participer à la liquidation des avances des clients internes et externes de UGP. NB : Il Effectuera toutes autres tâches en rapport au poste, sollicitées par le chef de la comptabilité et le responsable financier. Suivi et Evaluation - Présenter sur une base mensuelle un rapport d’activités qui devra être transmis au Chef comptable. - Se soumettre à une évaluation de performance qui se tiendra sur une base semestrielle. Conditions particulières Bureau de l’UGP MSPP, Delmas – Haïti avec les déplacements nécessaires au niveau national. Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

Salaire non préciséIl y a 6 jours
M/
MSPP / Unite de Gestion du Projet PEPFAR
26-BJJ-1378

Spécialiste Financier/ Analyste Budgétaire

full_time

Le Spécialiste Financier/ Analyste budgétaire est hiérarchiquement supervisé par le Spécialiste Financier Senior & Gestion Budgétaire. En tant que membre du personnel de l’UGP, le Spécialiste Financier/ Analyste budgétaire subit une évaluation de sa performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP. Résumé du poste Sous l’autorité du Spécialiste Financier Senior & Gestion Budgétaire, le Spécialiste Financier/analyste budgétaire est le cogestionnaire technique des projets gérés par l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs à la Comptabilité et la Finance. Il/Elle participe à l’accomplissement des activités comptables et financières, s’assure du traitement des dossiers et de l’enregistrement des transactions financières et comptables suivant les procédures en vigueur et les normes comptables généralement reconnues, s’assure que les rapports requis sont préparés, dans le délai, conformément aux procédures de chaque bailleur de fonds et suivant les normes comptables, s’assure du suivi des décaissements et du classement adéquat des documents et pièces comptables des Projets. Il s’assure de la conformité des dossiers de décaissement traités avant de les soumettre au Spécialiste Financier Senior et Gestion Budgétaire. Les responsabilités de ce poste incluent présentement les activités relatives, mais ne sont pas limitées aux fonds financés par CDC incluant les fonds PEPFAR et autres financements tel que Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS)financé par la Banque Mondiale, la subvention - du Fonds Mondial pour le Renforcement du Système de Santé en Haïti (RSSH) et le Renforcement des Systèmes et de la Prestation des Services de Santé et l’Apport d’une Assistance Technique pour Améliorer les Résultats de Santé en Haïti pour lesquels l’Unité de Gestion de Projet (UGP/MSPP) est le Fiduciaire. Le Spécialiste Financier/ Analyste Budgétaire interagit avec les autres membres de l’équipe fiduciaire et partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités concernées du MSPP. Responsabilités premières • Réexaminer les documents de support versés au dossier de liquidation du partenaire, contrôler l'utilisation qui est faite des fonds avancés vis-à-vis du budget de projet approuvé et être responsable de l'archivage des documents ; • Garantir l’adhésion aux termes des Accords et Conventions de financement signés entre l’UGP/MSPP et le bailleur source (PEPFAR) ou BM/FM, se conformer aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) ; • Maintenir une liaison fonctionnelle efficace entre UGP/MSPP/PEPFAR/WB/FM et les partenaires, garantir en temps opportun un suivi tant sur les problèmes liés aux aspects financiers que sur ceux qui soient apparentés au fonctionnement même du projet ; • Informer les institutions dont il est responsable des différents dépôts effectuer sur le compte et proposer les écritures y relatives ; • Fournir des rapports mensuels sur l’Etat des avances de fonds de projet par le programme au partenaire ainsi que ceux relatifs aux liquidations de ces dernières ; • Faire les liquidations d’avance mensuellement pour les sites qui leurs sont attribués ; • Maintenir à jour dans le système les engagements pour les sites. Responsabilités particulières Sous l’autorité immédiate du Spécialiste Financier Senior et Gestion Budgétaire et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP/MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP/MSPP et les différentes composantes de l’UGP/MSPP telles que les Directions Administrative, financière, il/elle assume les responsabilités suivantes : Gestion des Budgets des entités partenaires ou du Bureau Central • S’assurer que l’entité dispose un budget valide, pour la période au cours de laquelle, la requête est présentée pour les activités à payer ; • S’assurer de la disponibilité budgétaire lors du traitement de chaque requête reçue des différentes entités ; • Fournir à l’Analyste Financier Senior toutes les informations permettant la préparation des plans budgétaires des entités par les projets gérés par l’UGP ; • Rapporter à l’Analyste Financier Senior toutes anomalies relevées dans le solde des lignes budgétaires. Gestion des paiements aux bénéfices des entités partenaires ou du Bureau Central • Analyser les réquisitions de paiement et requêtes provenant des différentes entités impliquées dans l’exécution des projets dont l’UGP est fiduciaire ; • S’assurer que les justificatifs présentés par les entités sont valides et adéquatement présentés ; • Communiquer à l’entité toute anomalie empêchant le traitement immédiat du dossier et s’assurer que le dossier non conforme a été retourné à l’entité pour être complété ; • Vérifier les paiements antérieurs dans le cas des paiements récurrents ou des paiements sur des contrats ; • Vérifier la justification des voyages antérieurs dans le cas des demandes d’avance de voyage. • Préparer si nécessaire des « Tableaux Excel » pouvant fournir des détails du paiement à effectuer ; • Préparer le voucher/ bordereau de décaissement et le chèque ou la lettre de transfert ; • Préparer les documents de demande de paiement (Voucher /Bordereaux de décaissement, chèque, lettre de transfert de fonds, liste des bénéficiaires des transferts, liste des PJ nécessaires pour la validation du décaissement) ; • Faire la saisie sur Sage Accpac de la transaction en vérifiant l’imputation relative à l’entité concernée par le paiement ; • Transmettre à l’Assistante Administrative les documents préparés pour suites nécessaires ; • Aviser l’Analyste Financier Senior si pour un décaissement le compte relatif n’existe pas. Eviter d’utiliser le « SET UP » ; • Faire le suivi des chèques retournés et des retours sur les lettres de transferts. Les traiter automatiquement ou au plus tard le 15e jour du mois suivant ; • Préparer le tableau des paiements d’Honoraires et le transmettre à la comptabilité pour la déclaration de prélèvement d’Acompte de 2% sur les contrats ; • Effectuer toutes autres tâches, en rapport au poste, sollicitées par la Direction financière. Gestion des Justifications des avances de voyage et des autres décaissements Avances de voyages • Recevoir et analyser les Fiches de justification des avances de voyage soumises par les bénéficiaires ; • Procéder au remboursement des fonds dus aux bénéficiaires d’avance de voyage ; • Faire la saisie du remboursement sur Sage Accpac ; • Préparer et faire approuver la documentation de liquidation des avances de voyage par les responsables concernés ; • Faire la saisie de la liquidation des avances de voyage sur Sage-Accpac ; • Estampiller les Pièces Justificatives conformes du sceau Payé en portant son visa et la date ; • Transmettre le dossier complété à l’Assistante Administrative pour classement. Autres décaissements aux bénéfices des entités • Comparer les PJ reçues avec la liste des PJ requises au moment du décaissement ; • Analyser les PJ reçues et déterminer s’ils sont acceptables en termes d’authenticité, de conformité, de validité et de contenu ; • Aviser l’entité concernée pour toutes justifications incomplètes et/ou pour toutes PJ non acceptées ; • Fixer un délai à l’entité pour la soumission des PJ manquantes ; • Estampiller les Pièces Justificatives conformes du sceau Payé en portant son visa et la date ; • Dresser à la fin du mois la liste de tous les décaissements non justifiés de façon intégrale et la transmettre au supérieur hiérarchique pour les suites nécessaires. Gestion des Avances de fonds octroyées aux Entités partenaires • S’assurer que les registres comptables utilisés par l’entité pour la gestion financière du programme sont adéquats et contiennent l’intégralité des opérations réalisées ; • S’assurer l’ensemble des éléments requis ont été soumis dans le rapport périodique de l’entité ; • Analyser la conformité du rapport financier et déterminer s’il est acceptable ou non ; • Retracer la subvention rapportée par l’entité, au cours de la période, dans le Journal de Banque du projet au niveau central et vérifier que l’entité avait accusé réception des fonds transmis ; • Examiner les documents de support versés au dossier de liquidation du partenaire et déterminer s’ils sont acceptables en termes d’authenticité, de conformité, de validité et de contenu, • Contrôler l'utilisation qui est faite des fonds avancés vis-à-vis du budget approuvé ; • Préparer un rapport montrant l’Etat des avances de fonds reçues par l’entité versus les liquidations de ces dernières et en discuter avec l’entité ; • Dresser à la fin du mois la liste de tous les décaissements non justifiés de façon intégrale et la transmettre au supérieur hiérarchique pour les suites nécessaires. • Réaliser l’archivage des documents reçus. Gestion des activités comptables • Participer à la préparation des rapports mensuels, trimestriels exigés par les bailleurs de fonds ; • Participer aux activités de clôture de l’exercice fiscal ; • Réaliser toutes activités visant à faciliter la conduite de l’audit externe des différents projets. Le dossier de candidature est constitué du CV et titres académiques accompagnés d’une lettre de motivation adressé à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.

Salaire non préciséIl y a 6 jours