Assistante Exécutive

Sous la supervision de la Gestionnaire principale de la Coordination exécutive, l’Assistante Exécutive assure un appui administratif et organisationnel de haut niveau au Bureau de la Direction Exécutive. Elle contribue à l’organisation efficace du travail de la Direction Exécutive à travers la gestion des agendas, la préparation et la coordination des réunions, le suivi administratif des dossiers, la gestion documentaire, la préparation des correspondances, l’organisation des déplacements et le suivi des échéances. Compte tenu de son positionnement au sein de la Direction Exécutive, la titulaire doit faire preuve d’un niveau élevé de discrétion, confidentialité, jugement, professionnalisme, rigueur et sens des priorités. Le poste travaille en complémentarité avec la Gestionnaire principale de la Coordination exécutive, sans se substituer à son rôle de coordination stratégique, de suivi institutionnel et d’accompagnement des priorités de la Direction Exécutive. Fonctions A. Gestion de l’agenda et organisation du Bureau exécutif • Gérer et tenir à jour l’agenda du Directeur Exécutif en coordination avec la Gestionnaire principale de la Coordination exécutive. • Organiser les rendez-vous, réunions et appels. • Identifier les conflits d’agenda et proposer des ajustements. • Anticiper les besoins liés aux réunions et déplacements. • Assurer les rappels et confirmations nécessaires. • Maintenir un calendrier des principales échéances de la Direction Exécutive. B. Préparation et suivi des réunions • Appuyer l’organisation des réunions de la Direction Exécutive et de l’Équipe Exécutive. • Préparer les invitations, ordres du jour et documents de réunion sous la supervision de la Gestionnaire. • S’assurer que les documents nécessaires sont disponibles avant les réunions. • Prendre des notes et préparer les comptes rendus lorsque demandé. • Tenir à jour le registre des décisions et actions à suivre. • Effectuer les rappels administratifs aux responsables concernés. La responsabilité de la coordination institutionnelle et du suivi stratégique des décisions demeure celle de la Gestionnaire principale de la Coordination exécutive. C. Correspondance et communication exécutive • Préparer et mettre en forme les correspondances de la Direction Exécutive. • Assurer le suivi de la réception et de l’envoi des communications officielles. • Préparer des projets de courriels, lettres, notes et mémorandums lorsque demandé. • Vérifier la présentation, la qualité et la conformité des documents avant transmission. • Assurer une gestion appropriée des communications confidentielles. D. Gestion documentaire et archivage • Organiser et maintenir les dossiers physiques et électroniques de la Direction Exécutive. • Assurer un classement systématique permettant une récupération rapide des documents. • Maintenir les versions finales des documents institutionnels relevant de la Direction Exécutive. • Assurer la confidentialité et la sécurité des documents sensibles. • Maintenir un système de suivi des correspondances reçues, transmises ou en attente de réponse. • Faciliter l’accès aux documents autorisés pour les besoins du Conseil d’administration et de l’Équipe Exécutive. E. Organisation des déplacements • Coordonner les déplacements du Directeur Exécutif et, lorsque demandé, ceux liés aux activités de la Direction Exécutive. • Préparer les demandes administratives nécessaires. • Coordonner billets, hébergement, transport et autres dispositions logistiques. • Préparer les itinéraires et dossiers de voyage. • Assurer le suivi administratif des dépenses et pièces justificatives conformément aux procédures de ZL. F. Appui administratif à la gouvernance Sous la supervision de la Gestionnaire principale de la Coordination exécutive : • contribuer à la préparation logistique des réunions de la Direction Exécutive et de ses sous-commissions; • préparer et organiser les dossiers destinés au Conseil; • assurer la transmission sécurisée des documents; • maintenir les archives des documents de gouvernance confiés à la Direction Exécutive; • assurer le suivi administratif des échéances associées aux réunions. G. Coordination administrative interne • Servir de point de contact administratif du Bureau de la Direction Exécutive. • Faciliter la communication avec les différentes directions et départements. • Orienter les demandes vers les personnes appropriées. • Assurer le suivi administratif des demandes nécessitant une réponse de la Direction Exécutive. • Collaborer étroitement avec les équipes Administration, RH, Finance, Programmes, Communication et autres directions selon les besoins. H. Confidentialité et gestion des informations sensibles • Assurer une confidentialité stricte des informations auxquelles elle a accès. • Utiliser un jugement approprié dans le partage et la circulation de l’information. • Protéger les dossiers sensibles concernant le personnel, la gouvernance, les partenaires et les questions institutionnelles. Signaler immédiatement à sa superviseure toute situation susceptible de présenter un risque de confidentialité ou institutionnel Horaire de travail - Travail à temps plein - Etre disponible en week-end sur demande du superviseur Evaluation L’assisatnte exécutive sera évalué/e au dernier trimestre de chaque année sur ses performances. Ses griefs et recommandations seront pris en compte. Cette évaluation permettra à la Direction Exécutive de Zanmi Lasante (ZL) d’identifier les éventuels besoins en termes de développement professionnel du/de la concerné/e. A noter que l’évaluation se portera sur les différents points de son profil de poste. Dossier de candidature doit avoir : -CV à jour - Lettre de motivation - Licence ou diplôme d'étude universitaire Remarque contact Les candidats retenus seront contactés par courriel pour une évaluation Autres remarques - Les dossiers de candidature doivent être soumis en un seul fichier PDF -Zanmi Lasante s'engage fermement à prévenir l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels dans l'ensemble de ses activités. Le candidat sélectionné sera soumis à une formation adaptée et sera responsable de la pleine compréhension et du respect des politiques et procédures de l'organisation en matière de prévention de l'exploitation, des abus et du harcèlement sexuel. Dans cette optique, Zanmi Lasante adopte une politique de tolérance zéro envers toute forme d'exploitation, d'abus et de harcèlement.

• Diplôme universitaire en administration, gestion, secrétariat de direction, communication, gestion de projet ou domaine pertinent. • Une formation complémentaire en administration ou gestion constitue un atout. Expériences : • Minimum de 5 années d’expérience professionnelle, dont une expérience significative en assistance de direction ou support à des cadres supérieurs. • Expérience dans une ONG, une organisation internationale ou une institution complexe fortement souhaitée. • Expérience dans la préparation de réunions, la gestion d’agendas complexes et la gestion documentaire. • Expérience avec des informations confidentielles fortement souhaitée. Autres Exigences • Excellente capacité d’organisation et de planification. • Excellentes capacités rédactionnelles. • Très bonne maîtrise de Microsoft Office et des outils collaboratifs. • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. • Capacité d’anticipation. • Attention aux détails. • Excellent jugement. • Capacité à travailler sous pression. • Capacité à interagir avec des interlocuteurs de différents niveaux hiérarchiques. Valeurs attendues • discrétion et confidentialité • intégrité; • professionnalisme; • rigueur; • respect; • diplomatie; • sérénité; • disponibilité; • sens du service; • initiative; • redevabilité; • capacité à travailler en équipe; • engagement envers la mission et les valeurs de Zanmi Lasante. Livrables Clés • qualité et fiabilité de la gestion de l’agenda; • respect des délais • efficacité du système de classement et d’archivage; • suivi régulier des actions et demandes; • qualité de l’organisation des déplacements; • niveau de confidentialité et de discrétion; • réactivité aux demandes de la Direction Exécutive; • qualité de la collaboration avec les différentes directions; • capacité à anticiper les besoins du Bureau exécutif. Langue: Excellente maîtrise : • du français; • du créole; • bonne maîtrise professionnelle de l’anglais, à l’écrit et à l’oral.