Assistance Administrative

La Fondation pour le Maintien de la Paix Sociale/Partenariat pour le Développement Local (FOHMAPS/PDL) est une institution haïtienne dédiée au développement communautaire en milieu rural, avec emphase sur l’amélioration du standard de vie des familles les plus marginalisées. Elle est basée dans la section communale de Bouyaha, commune de Saint Raphaël et travaille sur six communes reliant les départements de l’Artibonite (Saint Michel de l’Attalaye), du Nord (Saint Raphaêl, Pignon, Bahon et Ranquite) et du Nord Est (Mombin Crochu). Elle encadre 13 organisations communautaires qu’elle a promues et renforcées sur 13 sections communales. Pour mener ses activités, FOHMAPS/PDL a besoin d’un personnel qualifié, engagé, intègre et performant, à différents niveaux. D’où le poste : Assistante Administrative. Objectif Général du poste L’assistante administrative aura pour mission de soutenir l’équipe dans la gestion quotidienne des tâches administratives, d'assurer la coordination des activités internes et externes, et de participer à la bonne organisation des projets de l’entreprise. Elle jouera un rôle clé dans la gestion documentaire, la communication interne et la planification. Elle servira essentiellement d’intermédiaire entre le Bureau de Port-au-Prince et celui de Cajou-Rond. Tâches et Responsabilités Sous la supervision du Directeur Exécutif, l’Assesseure du Directeur Exécutif, l’Assistant de Programme et la Coordonnatrice Financière, l’Assistante Administrative aura pour responsabilités de : Gestion administrative quotidienne et Intendance 1. Organiser et planifier les réunions, déplacements, événements et rendez-vous. 2. Préparer, rédiger et mettre en forme des documents administratifs (courriers, rapports, procès-verbaux, etc.). 3. Superviser le travail des Chauffeurs, jardiniers et cuisinières 4. Gérer les fournitures de bureau et domestiques, en assurer l’approvisionnement, en tenir un inventaire périodique et requérir de nouveaux au besoin. 5. Planifier l’accueil des visiteurs de façon qu’ils gardent des souvenirs positifs de leur séjour au Centre de Cajou Rond. Gestion documentaire et archivage 6. Transférer les documents au bureau central 7. Classer, archiver et gérer les documents et les dossiers administratifs. 8. Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles. 9. Maintenir à jour les bases de données et systèmes de gestion documentaire. Support à la comptabilité et gestion des budgets 10. Assister dans la gestion des notes de frais, des demandes de remboursement et des factures. 11. Effectuer des suivis budgétaires pour s’assurer que les dépenses respectent les prévisions. Coordination des déplacements et des voyages 12. Organiser les voyages d’affaires (réservation de billets, hôtels, transport, etc.). 13. Préparer les documents nécessaires pour les déplacements (visa, billets, itinéraires, etc.). Support aux équipes et à la direction 14. Assurer un support administratif aux différents services (RH, comptabilité, Programme, etc.). 15. Participer à la gestion de projets en apportant un soutien logistique et administratif. Les présentes tâches peuvent être ajustées au fur et à mesure de l’évolution des programmes. Conditions particulières Disponible et disposée à effectuer de longs séjours sur le terrain. Dossier de candidature doit avoir : • Lettre de motivation • CV détaillé • Copie des diplomes • Piece d’identité Contact F. Modalités de soumission Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard dans un délai de 15 jours à compter de la date de publication, soit au 28 octobre 2026 à l’adresse suivante : fohmapspdl@fohmapspdl.org

Titulaire d’une licence en Administration délivrée par une université reconnue. Expérience professionnelle : Avoir 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire avec une ONG Préférablement ; Avoir une très bonne connaissance des normes administratives ; Indépendance, sens de l’initiative, sens de responsabilité, bonne communication, discrétion, honnêteté. Compétences techniques : Solide capacité de rédaction et de communication écrite en Créole, Français et Anglais Bonne connaissance des logiciels informatiques de base (MS Word, Excel, PowerPoint) et aptitude à travailler avec des outils numériques collaboratifs Aptitudes personnelles : Leadership avéré, sens de l’organisation et de la gestion d’équipe. Capacité à interagir avec des acteurs locaux et des partenaires financiers. Flexibilité et disponibilité pour des séjours en milieu rural.